Mijn INBOX is VOL

Schrijf u in vóór 30/6 en geniet van de  vroegboekkorting !

Soms beletten de talrijke e-mails in je inbox je letterlijk om je taken uit te voeren. Met al die notificaties die we voortdurend zien (en horen!) lijkt het wel of we altijd en overal paraat moeten staan. Het boek van Luc Chalmet over lean e-mailbeheer brengt soelaas.

Luc Chalmet: “Het onderscheid tussen synchrone en asynchrone communicatie is vrijwel volledig weg. We scheren alle communicatiemiddelen over dezelfde kam.” Ietwat brutaler gesteld: ons druk mailverkeer, en vooral onze omgang ermee, belemmeren de goede gang van zaken in onze bedrijven.

Volgens het 2016 Email statistics report van de Radicati Group waren er wereldwijd in 2016 al ca. 2,5 miljard e-mailgebruikers. Het aantal mails per persoon groeit nog steeds aan. E-mail is dus nog lang niet dood.

In een studie over de socialemediaeconomie in 2012 rapporteert het McKinsey Global Institute bovendien dat 28% van de werkweek van kenniswerkers aan e-mailmanagement wordt gespendeerd: lezen, schrijven en beantwoorden van e-mails. Gemiddeld checken we 11 keer per uur onze e-mail. 70% van alle e-mails die we ontvangen worden binnen de 6 seconden bekeken (Jackson, 2003). Nou moe… geen wonder dat onze eigenlijke dagtaak daaronder lijdt. Naar het schijnt verliezen we 28%, of meer dan 2 uur per dag, aan productiviteit door constante onderbrekingen en de tijd die nodig is om terug volop aan je taak verder te werken.

Lean mailverkeer
De auteur pleit daarom voor een lean aanpak en hij vertaalt in zijn boek de aandachtspunten en methodes van het lean-model op het effectiever en efficiënter omgaan met e-mail. Luc Chalmet: “De sleutel is alvast beter te weten wat je e-mailsoftware kan. In elk e-mailsysteem zitten mogelijkheden om te vlaggen, op te slaan in folders, categorieën mee te geven, regels om de inbox te automatiseren of om junk permanent te weren, en ook mogelijkheden om je inbox dagelijks te behandelen. Het addertje onder het gras is evenwel dat je daarmee nog niet geleerd hebt om efficiënt te werken.”

Hoe organiseer en behandel je de vele inkomende mails, met een interessante methode om je inbox elke dag leeg te maken, wordt uitgelegd in deel 3 van het boek. In deel 4 gaat de auteur verder in op het schrijven van e-mails en in deel 5 op het versturen ervan. Als afsluitend deel 6 gaat de auteur het e-mailgebruik op bedrijfsniveau aanpakken.

Werk in blokjes
Luc Chalmet: “Om ons denkend brein zo efficiënt mogelijk te laten werken, behandelen we onze e-mail best in geïsoleerde tijdsblokken. Tijdens die mailblokken focus je je slechts op één taak: het afhandelen van de mails in je inbox. Hoe minder afleiding hoe beter. Weersta aan de drang om even je WhatsApp te checken, een facebookberichtje te sturen of snel met je collega het weer te bespreken. Dat kan later. Nu gaat al je aandacht naar je inbox en niks anders.”

Het omgekeerde is net zo belangrijk. Ben je met een andere belangrijke taak bezig, dan is het checken of beantwoorden van mails uit den boze. Zet dus zeker alle notificaties af: geluiden, pop-ups, trillingen of envelopjes.

Toch zijn de bovenstaande adviezen maar een eerste stap. Het uiteindelijke doel is dat je de instinctmatige reflex om je inbox steeds opnieuw te checken afbouwt. Pas wanneer je verlost bent van die verslaving en je in staat bent om de verbindingen met de buitenwereld geregeld kortstondig door te knippen, optimaliseer je de kracht van je werkende brein. En dan nog een gouden raad, oorspronkelijk afkomstig van de Amerikaanse auteur Julie Morgenstern: “Never check e-mail in the morning. Het vraagt wat discipline maar je plukt al vanaf dag één de vruchten van deze aanpak.”

En verder in dit boek? Nog heel veel tips & tricks. Een mens zou er zin van krijgen echt eens die inbox onder controle te krijgen. Want wie kan zeggen dat er in zijn/haar mailbox minder e-mails zitten dan het scherm van je e-mailapplicatie kan tonen op het scherm?

Over de auteur
Luc Chalmet is professor emeritus Applications & Integration aan de Universiteit van Antwerpen en Operations Management aan de Universiteit Gent. Nu is hij auteur en adviseur. Hij begeleidt workshops om een lean cultuur te bereiken.

Mijn inbox is vol. Hoe lean omgaan met e-mail.

  • Auteur: Luc Chalmet
  • Uitgeverij: Die Keure
  • Prijs: 25 euro
  • Aantal pagina’s: voorlopig nog onbekend. Verschijnt in september.

Luc Chalmet spreekt op het event #LERENuitBOEKEN op 14 september 2017, een co-initiatief van WisKeys en Stimulearning. Alle info op www.lerenuitboeken.be

Zijn boek dingt mee naar de award HR-of L&D-boek 2017. Dit boek uw favoriet? Stem nu!

Dit artikel maakt deel uit van het dossier '#LerenuitBoeken'.
Publicatiedatum: 17/06/2017 - 10:54
Auteur: Mieke De Jaegher

Leiderschap

22/06/17 - 09:50 Van strategisch denken naar doen19/06/17 - 19:37 Paradoxaal leiderschap17/06/17 - 19:51 Win-winnovatie15/06/17 - 10:21 Heb jij lef?08/06/17 - 07:25 "Dan vraag ik of ik mag dansen"07/06/17 - 13:53 Beslissen in een VUCA-wereld24/05/17 - 16:32 “Minder werken zit niet in onze cultuur”18/05/17 - 10:58 Change@Work10/05/17 - 10:42 Hoe een team in verschillende ontwikkelingsfasen leiden?24/04/17 - 11:02 Het geheim van het succes

Arbeidsmarkt & -beleid

16/08/17 - 07:18 Helft van ICT’ers werkt in 3 landen09/08/17 - 12:35 13% vacatures vraagt onregelmatige werktijden07/08/17 - 07:27 Te weinig personeel bedreigt optimisme van ondernemers31/07/17 - 06:12 Job zoeken populair bij start werkweek27/07/17 - 10:50 Jobs, jobs, jobs26/07/17 - 16:03 4 op 5 checken employer brand voor sollicitatie20/07/17 - 09:57 In 2030 is elk bedrijf een technologiebedrijf12/07/17 - 15:32 Jobpunt: ambitieus toekomstplaatje29/06/17 - 08:02 Digitale tijdperk: nieuw in het kwadraat28/06/17 - 13:43 Social technologies bepalen hoe we (samen)werken

HRM

10/08/17 - 06:59 Sociale dialoog: kies voor maatwerk09/08/17 - 07:48 1 op 8 lijdt onder agressie op de werkvloer03/08/17 - 06:50 Digitale disruptie ook op bord van HR19/07/17 - 11:44 Auto lijmt werknemers niet aan stoel12/07/17 - 15:56 Iedereen coach?12/07/17 - 15:42 Wanneer werkt coaching?06/07/17 - 09:56 HR afgerekend op rekrutering03/07/17 - 18:17 Check dat af: het CHECK-gesprek!29/06/17 - 08:06 Kan je een burn-out voorspellen?26/06/17 - 18:38 POEF gaat digitaal

Juridisch

24/07/17 - 15:01 Wet op uitzendarbeid wordt 3011/07/17 - 16:58 4 op 5 willen auto niet ruilen voor cash15/06/17 - 09:22 Dromen van perfectie of kansen grijpen?04/05/17 - 09:29 Meedenken over een nieuwe arbeidswet?22/02/17 - 15:37 Sneller fietsen kost geld09/02/17 - 06:42 Uberisering: waar staat België?09/02/17 - 06:27 Tewerkstellen, hoe doe je dat?02/02/17 - 07:06 Een nieuw arbeidsstatuut, de ‘uber’-werker?01/02/17 - 16:12 Wet Werkbaar en Wendbaar Werk in werking26/01/17 - 20:37 De frustraties van 2016

Blog

20/07/17 - 10:20 Waarom vaders evenveel ouderschapsverlof moeten nemen01/07/17 - 06:25 Vergeet de gaten. Sloop de muur!22/06/17 - 09:02 You are growing! What about your employees?12/06/17 - 17:59 Werk & mobiliteit: naar een mentaliteitsverandering31/05/17 - 15:06 Liefde in tijden van spreadsheets18/05/17 - 08:43 Wanted! Nieuwe skills voor L&D'ers20/04/17 - 07:21 Do companies really want us to self-manage our careers?04/04/17 - 07:29 Trump leadership rating: 33/10028/03/17 - 09:57 Wilskracht21/03/17 - 06:59 De zin van carrières in een platte wereld

Jobhop

20/07/17 - 11:20 Jobhop: Michal Teunkens20/07/17 - 11:15 Jobhop: Sofie De Ceuster20/07/17 - 11:07 Jobhop: Koen Van den Breen11/07/17 - 17:10 Jobhop: Rika Coppens22/06/17 - 08:11 Jobhop: Vincent Theunissen22/06/17 - 08:07 Jobhop: Ellen De Vuyst22/06/17 - 08:05 Jobhop: Connie Roozeleer15/06/17 - 11:06 Jobhop: Geert Van Hootegem15/06/17 - 10:49 Jobhop: Johan Morel15/06/17 - 10:44 Jobhop: Johan De Keyser

Events

10/05/17 - 21:08 The Future of Organising03/05/17 - 09:53 Codification of labour law19/04/17 - 15:41 Bloeiende freelance HR-loopbanen11/04/17 - 15:24 Employer branding seminarie13/10/16 - 13:36 #LERENuitBOEKEN: 12 boeken, 12 auteurs26/05/16 - 10:33 Empowering Underprivileged Youth!24/03/16 - 18:31 Social Collaboration: deel en heers! 23/03/16 - 15:36 Wordt het Shit or Shift? Silicon-inspiratie voor Belgische bedrijven22/03/16 - 15:16 Politiek spel op het werk?24/02/16 - 17:44 Zin in een andere sociale dialoog?

Dossiers

15/06/17 - 09:47 Re-integratie = kansen benutten14/06/17 - 09:00 #LerenuitBoeken01/06/17 - 06:18 Mini-dossier: duurzame loopbanen18/05/17 - 09:57 Zinvol werk: de sleutel tot weerbaarheid04/05/17 - 06:24 Competentie- en talentmanagement in slakkengang24/04/17 - 16:33 Als de centen (niet) rollen30/03/17 - 11:11 Survival of the fittest09/02/17 - 06:40 Wendbaar rekruteren: een noodzaak!12/01/17 - 11:07 Career twists04/01/17 - 16:38 10 bouwstenen voor een andere sociale dialoog