Mijn INBOX is VOL

Soms beletten de talrijke e-mails in je inbox je letterlijk om je taken uit te voeren. Met al die notificaties die we voortdurend zien (en horen!) lijkt het wel of we altijd en overal paraat moeten staan. Het boek van Luc Chalmet over lean e-mailbeheer brengt soelaas.

Luc Chalmet: “Het onderscheid tussen synchrone en asynchrone communicatie is vrijwel volledig weg. We scheren alle communicatiemiddelen over dezelfde kam.” Ietwat brutaler gesteld: ons druk mailverkeer, en vooral onze omgang ermee, belemmeren de goede gang van zaken in onze bedrijven.

Volgens het 2016 Email statistics report van de Radicati Group waren er wereldwijd in 2016 al ca. 2,5 miljard e-mailgebruikers. Het aantal mails per persoon groeit nog steeds aan. E-mail is dus nog lang niet dood.

In een studie over de socialemediaeconomie in 2012 rapporteert het McKinsey Global Institute bovendien dat 28% van de werkweek van kenniswerkers aan e-mailmanagement wordt gespendeerd: lezen, schrijven en beantwoorden van e-mails. Gemiddeld checken we 11 keer per uur onze e-mail. 70% van alle e-mails die we ontvangen worden binnen de 6 seconden bekeken (Jackson, 2003). Nou moe… geen wonder dat onze eigenlijke dagtaak daaronder lijdt. Naar het schijnt verliezen we 28%, of meer dan 2 uur per dag, aan productiviteit door constante onderbrekingen en de tijd die nodig is om terug volop aan je taak verder te werken.

Lean mailverkeer
De auteur pleit daarom voor een lean aanpak en hij vertaalt in zijn boek de aandachtspunten en methodes van het lean-model op het effectiever en efficiënter omgaan met e-mail. Luc Chalmet: “De sleutel is alvast beter te weten wat je e-mailsoftware kan. In elk e-mailsysteem zitten mogelijkheden om te vlaggen, op te slaan in folders, categorieën mee te geven, regels om de inbox te automatiseren of om junk permanent te weren, en ook mogelijkheden om je inbox dagelijks te behandelen. Het addertje onder het gras is evenwel dat je daarmee nog niet geleerd hebt om efficiënt te werken.”

Hoe organiseer en behandel je de vele inkomende mails, met een interessante methode om je inbox elke dag leeg te maken, wordt uitgelegd in deel 3 van het boek. In deel 4 gaat de auteur verder in op het schrijven van e-mails en in deel 5 op het versturen ervan. Als afsluitend deel 6 gaat de auteur het e-mailgebruik op bedrijfsniveau aanpakken.

Werk in blokjes
Luc Chalmet: “Om ons denkend brein zo efficiënt mogelijk te laten werken, behandelen we onze e-mail best in geïsoleerde tijdsblokken. Tijdens die mailblokken focus je je slechts op één taak: het afhandelen van de mails in je inbox. Hoe minder afleiding hoe beter. Weersta aan de drang om even je WhatsApp te checken, een facebookberichtje te sturen of snel met je collega het weer te bespreken. Dat kan later. Nu gaat al je aandacht naar je inbox en niks anders.”

Het omgekeerde is net zo belangrijk. Ben je met een andere belangrijke taak bezig, dan is het checken of beantwoorden van mails uit den boze. Zet dus zeker alle notificaties af: geluiden, pop-ups, trillingen of envelopjes.

Toch zijn de bovenstaande adviezen maar een eerste stap. Het uiteindelijke doel is dat je de instinctmatige reflex om je inbox steeds opnieuw te checken afbouwt. Pas wanneer je verlost bent van die verslaving en je in staat bent om de verbindingen met de buitenwereld geregeld kortstondig door te knippen, optimaliseer je de kracht van je werkende brein. En dan nog een gouden raad, oorspronkelijk afkomstig van de Amerikaanse auteur Julie Morgenstern: “Never check e-mail in the morning. Het vraagt wat discipline maar je plukt al vanaf dag één de vruchten van deze aanpak.”

En verder in dit boek? Nog heel veel tips & tricks. Een mens zou er zin van krijgen echt eens die inbox onder controle te krijgen. Want wie kan zeggen dat er in zijn/haar mailbox minder e-mails zitten dan het scherm van je e-mailapplicatie kan tonen op het scherm?

Over de auteur
Luc Chalmet is professor emeritus Applications & Integration aan de Universiteit van Antwerpen en Operations Management aan de Universiteit Gent. Nu is hij auteur en adviseur. Hij begeleidt workshops om een lean cultuur te bereiken.

Mijn inbox is vol. Hoe lean omgaan met e-mail.

  • Auteur: Luc Chalmet
  • Uitgeverij: Die Keure
  • Prijs: 25 euro
  • Aantal pagina’s: 144p.
Dit artikel maakt deel uit van het dossier '#LerenuitBoeken'.
Publicatiedatum: 17/06/2017 - 10:54
Auteur: Mieke De Jaegher

Leiderschap

06/12/17 - 06:55 We concentreren ons gemakkelijker in een koffiebar29/11/17 - 20:12 Voor amper 1 op 8 werknemers klopt imago werkgever met realiteit22/11/17 - 07:47 Daar zit muziek in14/11/17 - 15:23 Waarom zou je duurzaam ondernemen?24/10/17 - 06:59 Nomineer nu de CSR Professional of the Year 2017!02/10/17 - 07:31 Stop geen emoji in je mail25/09/17 - 08:48 Slaapwel!04/09/17 - 08:12 Kan het ook anders in organisaties?31/08/17 - 07:01 1-septemberplannen voor werknemers21/08/17 - 07:33 Wie maalt er om een mailtje minder?

Arbeidsmarkt & -beleid

13/12/17 - 10:01 Duaal leren, waarop nog wachten?12/12/17 - 12:10 Bedrijven bereid tot hogere lonen om kandidaten te overhalen11/12/17 - 18:00 Meer jongeren volgen opleiding07/12/17 - 06:55 Springen met een dubbele parachute06/12/17 - 11:41 Gemiddelde leeftijd werknemers stijgt erg snel04/12/17 - 07:12 Stiekem solliciteren29/11/17 - 20:46 Sterke HR-dienstverleners ondersteunen dynamische arbeidsmarkt29/11/17 - 11:47 Moet/mag zwangere zelf beslissen om te blijven werken?08/11/17 - 11:10 Muyters wil actieplan VDAB rond krapte arbeidsmarkt06/11/17 - 16:00 Dromen van organisaties in beweging

HRM

13/12/17 - 19:47 Complexiteitstheorie in een HR-jasje29/11/17 - 10:48 Is GDPR een gevaar voor HR?28/11/17 - 06:54 Cegeka: left brain with a touch of right22/11/17 - 07:10 Werkgevers, stop met loopbaanpaden uitstippelen20/11/17 - 07:46 Cegeka: van reactief naar proactief HR-beleid16/11/17 - 07:37 Zorgt personaliseren van werk voor betere bedrijfsprestaties?15/11/17 - 20:12 Verpleegkundigen leren online eigen burn-out voorkomen13/11/17 - 10:02 Als passie de motor wordt08/11/17 - 11:16 1 op 7 werknemers wekelijks gepest07/11/17 - 08:37 We zijn het noorden kwijt!

Juridisch

07/12/17 - 07:10 Bedrijf verkocht: nieuwe bazen, nieuwe wetten?23/11/17 - 07:08 De almacht van de sociale inspectie09/11/17 - 07:14 Ook ziekte kent zijn regels19/10/17 - 07:11 Anciënniteit, het sleutelelement bij ontslag05/10/17 - 07:20 Wat zet de staker op het spel?26/09/17 - 17:34 Thematisch verlof pikt tijdskrediet in21/09/17 - 07:09 Wat met de bedrijfswagen op het einde van de rit?07/09/17 - 07:48 Uitzendarbeid: efficiënt rekruteringsmiddel?!24/07/17 - 15:01 Wet op uitzendarbeid wordt 3011/07/17 - 16:58 4 op 5 willen auto niet ruilen voor cash

Blog

14/12/17 - 07:07 Pleidooi voor een gereduceerd werknemersstatuut12/11/17 - 19:48 WisKeys 2 jaar!25/10/17 - 08:57 Liefde op het eerste gezicht hoeft niet18/10/17 - 07:55 Burn-outcoaches bestaan niet11/10/17 - 06:49 Hoe verantwoordelijk is de leider?27/09/17 - 07:00 Een job die niet aansluit bij je studies, is dat zo erg?19/09/17 - 06:46 Wat als … je werkgever je leven redt?20/07/17 - 10:20 Waarom vaders evenveel ouderschapsverlof moeten nemen01/07/17 - 06:25 Vergeet de gaten. Sloop de muur!22/06/17 - 09:02 You are growing! What about your employees?

Jobhop

13/12/17 - 20:13 Jobhop: Sylvie Bertrand13/12/17 - 20:04 Jobhop: Marieta Baaijens13/12/17 - 19:58 Jobhop: Emely Theerlynck13/12/17 - 19:42 Jobhop: Denis Langlois06/12/17 - 16:26 Jobhop: Meike Janssens06/12/17 - 14:37 Jobhop: Patrick Verboven06/12/17 - 14:24 Jobhop: Steven Dehaemers06/12/17 - 09:30 Jobhop: Jurryt Prims29/11/17 - 20:48 jobhop: Stefan Denayer29/11/17 - 20:45 Jobhop: Ulrike Hanig

Events

19/10/17 - 11:35 CSR Professional of the Year 201719/09/17 - 14:53 Conferentie #HRPRO10011/09/17 - 12:59 The future of HR: employee engagement is key01/09/17 - 13:11 Evidence based HR01/09/17 - 12:37 Leaders Lunch: Trust at Work10/05/17 - 21:08 The Future of Organising03/05/17 - 09:53 Codification of labour law19/04/17 - 15:41 Bloeiende freelance HR-loopbanen11/04/17 - 15:24 Employer branding seminarie13/10/16 - 13:36 #LERENuitBOEKEN: 12 boeken, 12 auteurs

Dossiers

06/11/17 - 16:36 De toekomst in beweging12/10/17 - 05:39 Innoverende HR in de praktijk07/09/17 - 07:48 De arbeidswet ontrafeld15/06/17 - 09:47 Re-integratie = kansen benutten14/06/17 - 09:00 #LerenuitBoeken01/06/17 - 06:18 Mini-dossier: duurzame loopbanen18/05/17 - 09:57 Zinvol werk: de sleutel tot weerbaarheid04/05/17 - 06:24 Competentie- en talentmanagement in slakkengang24/04/17 - 16:33 Als de centen (niet) rollen30/03/17 - 11:11 Survival of the fittest