Mijn INBOX is VOL

Soms beletten de talrijke e-mails in je inbox je letterlijk om je taken uit te voeren. Met al die notificaties die we voortdurend zien (en horen!) lijkt het wel of we altijd en overal paraat moeten staan. Het boek van Luc Chalmet over lean e-mailbeheer brengt soelaas.

Luc Chalmet: “Het onderscheid tussen synchrone en asynchrone communicatie is vrijwel volledig weg. We scheren alle communicatiemiddelen over dezelfde kam.” Ietwat brutaler gesteld: ons druk mailverkeer, en vooral onze omgang ermee, belemmeren de goede gang van zaken in onze bedrijven.

Volgens het 2016 Email statistics report van de Radicati Group waren er wereldwijd in 2016 al ca. 2,5 miljard e-mailgebruikers. Het aantal mails per persoon groeit nog steeds aan. E-mail is dus nog lang niet dood.

In een studie over de socialemediaeconomie in 2012 rapporteert het McKinsey Global Institute bovendien dat 28% van de werkweek van kenniswerkers aan e-mailmanagement wordt gespendeerd: lezen, schrijven en beantwoorden van e-mails. Gemiddeld checken we 11 keer per uur onze e-mail. 70% van alle e-mails die we ontvangen worden binnen de 6 seconden bekeken (Jackson, 2003). Nou moe… geen wonder dat onze eigenlijke dagtaak daaronder lijdt. Naar het schijnt verliezen we 28%, of meer dan 2 uur per dag, aan productiviteit door constante onderbrekingen en de tijd die nodig is om terug volop aan je taak verder te werken.

Lean mailverkeer
De auteur pleit daarom voor een lean aanpak en hij vertaalt in zijn boek de aandachtspunten en methodes van het lean-model op het effectiever en efficiënter omgaan met e-mail. Luc Chalmet: “De sleutel is alvast beter te weten wat je e-mailsoftware kan. In elk e-mailsysteem zitten mogelijkheden om te vlaggen, op te slaan in folders, categorieën mee te geven, regels om de inbox te automatiseren of om junk permanent te weren, en ook mogelijkheden om je inbox dagelijks te behandelen. Het addertje onder het gras is evenwel dat je daarmee nog niet geleerd hebt om efficiënt te werken.”

Hoe organiseer en behandel je de vele inkomende mails, met een interessante methode om je inbox elke dag leeg te maken, wordt uitgelegd in deel 3 van het boek. In deel 4 gaat de auteur verder in op het schrijven van e-mails en in deel 5 op het versturen ervan. Als afsluitend deel 6 gaat de auteur het e-mailgebruik op bedrijfsniveau aanpakken.

Werk in blokjes
Luc Chalmet: “Om ons denkend brein zo efficiënt mogelijk te laten werken, behandelen we onze e-mail best in geïsoleerde tijdsblokken. Tijdens die mailblokken focus je je slechts op één taak: het afhandelen van de mails in je inbox. Hoe minder afleiding hoe beter. Weersta aan de drang om even je WhatsApp te checken, een facebookberichtje te sturen of snel met je collega het weer te bespreken. Dat kan later. Nu gaat al je aandacht naar je inbox en niks anders.”

Het omgekeerde is net zo belangrijk. Ben je met een andere belangrijke taak bezig, dan is het checken of beantwoorden van mails uit den boze. Zet dus zeker alle notificaties af: geluiden, pop-ups, trillingen of envelopjes.

Toch zijn de bovenstaande adviezen maar een eerste stap. Het uiteindelijke doel is dat je de instinctmatige reflex om je inbox steeds opnieuw te checken afbouwt. Pas wanneer je verlost bent van die verslaving en je in staat bent om de verbindingen met de buitenwereld geregeld kortstondig door te knippen, optimaliseer je de kracht van je werkende brein. En dan nog een gouden raad, oorspronkelijk afkomstig van de Amerikaanse auteur Julie Morgenstern: “Never check e-mail in the morning. Het vraagt wat discipline maar je plukt al vanaf dag één de vruchten van deze aanpak.”

En verder in dit boek? Nog heel veel tips & tricks. Een mens zou er zin van krijgen echt eens die inbox onder controle te krijgen. Want wie kan zeggen dat er in zijn/haar mailbox minder e-mails zitten dan het scherm van je e-mailapplicatie kan tonen op het scherm?

Over de auteur
Luc Chalmet is professor emeritus Applications & Integration aan de Universiteit van Antwerpen en Operations Management aan de Universiteit Gent. Nu is hij auteur en adviseur. Hij begeleidt workshops om een lean cultuur te bereiken.

Mijn inbox is vol. Hoe lean omgaan met e-mail.

  • Auteur: Luc Chalmet
  • Uitgeverij: Die Keure
  • Prijs: 25 euro
  • Aantal pagina’s: 144p.
Dit artikel maakt deel uit van het dossier '#LerenuitBoeken'.
Publicatiedatum: 17/06/2017 - 10:54
Auteur: Mieke De Jaegher

Leiderschap

28/05/18 - 08:45 Het is de schuld van het schuldgevoel23/05/18 - 10:24 Kantoorhond verjaagt stress15/05/18 - 06:19 Dansen met collega’s27/04/18 - 12:47 Tijd geven aan de maatschappij26/04/18 - 07:44 “Wat weet jij van water? Je bent een vis”25/04/18 - 16:31 Belg heeft veel autonomie, weinig inspraak23/04/18 - 15:51 Je bent succesvol, waarom werk je dan nog zo hard?05/04/18 - 06:24 Positief roddelen27/03/18 - 06:26 Wat ligt er op jouw bureau?12/03/18 - 12:40 Grijp de macht

Arbeidsmarkt & -beleid

23/05/18 - 10:25 Robotisering: 1 op 4 verwacht interessanter werk, 1 op 6 jobverlies17/05/18 - 07:14 Arbeidsmarkt 2018: de toestand is ernstig maar niet hopeloos09/05/18 - 14:28 Masterdiploma’s krijgen de kraan niet hersteld01/05/18 - 07:05 Welke jobs lijden onder automatisering?26/04/18 - 07:43 Kwart werknemers binnen het jaar al weg25/04/18 - 15:28 Nieuwe online verzamelplaats voor uitzend- en tijdelijke jobs24/04/18 - 07:31 De verdoken arbeidsmarkt12/04/18 - 11:46 Werknemers lokale overheid zijn gelukkiger12/04/18 - 10:21 VDAB en ODYN lanceren Talent-Tinder04/04/18 - 22:08 Vaders 18% minder uitgenodigd voor jobgesprek

HRM

24/05/18 - 07:33 Hoe effectief is je rekruteringsproces?24/05/18 - 07:30 Wat recruitment kan leren van e-commerce24/05/18 - 06:22 Waar bewijst HR-analytics zijn nut?23/05/18 - 09:45 HR in de Zorg zet de kracht van leren centraal16/05/18 - 12:01 Ziekenhuis met goesting, het kan!16/05/18 - 11:22 Werk en privé: huwelijk of scheiding?02/05/18 - 06:42 "Het gaat erom jezelf future-proof te maken"16/04/18 - 07:44 Zijn innovaties altijd verbeteringen?15/04/18 - 07:55 Hoe denken coaches? Doe mee aan onderzoek03/04/18 - 06:36 Mannen van veertig achter het stuur

Juridisch

17/05/18 - 07:18 Wanneer betaal je de verbrekingsvergoeding?03/05/18 - 06:45 Ooit vakantiegeld fout uitbetaald? Lees even dit…19/04/18 - 07:04 Onterecht afwezig, (geen) reden tot ontslag05/04/18 - 07:17 Een werknemer maakt een fout: wie betaalt de schade?22/03/18 - 07:26 Hoe eerlijk moet een sollicitant zijn?21/03/18 - 07:23 Mobiliteitsbudget en cash-for-cars goedgekeurd13/03/18 - 10:49 Gevolgen van kanker zijn handicap, oordeelt rechtbank08/03/18 - 06:27 Verboden te roken … in de bedrijfswagen22/02/18 - 06:24 Met de privéwagen op klantenbezoek08/02/18 - 08:00 Werklozen, opgelet met hobby’s en vriendendiensten!

Blog

02/05/18 - 07:20 Stapvoets is de snelste weg naar een betere mobiliteit26/03/18 - 10:23 Ken jij de vier Aziatische carrièreopties?06/03/18 - 06:50 Bescheidenheid siert ook een leider01/03/18 - 06:35 Ik heb het gehad met de files...20/02/18 - 07:03 3D-HR: omlaag, omhoog en opzij24/01/18 - 17:37 Cultuur + Technologie + Data = Employee Engagement17/01/18 - 10:01 Kijk niet enkel met je organisatiebril14/12/17 - 07:07 Pleidooi voor een gereduceerd werknemersstatuut12/11/17 - 19:48 WisKeys 2 jaar!25/10/17 - 08:57 Liefde op het eerste gezicht hoeft niet

Jobhop

17/05/18 - 08:24 Jobhop: Johan Browaeys17/05/18 - 08:18 Jobhop: Olivier Valentin17/05/18 - 08:04 Jobhop: versterking voor VFU17/05/18 - 07:08 Jobhop: Valérie Moerenhoudt08/05/18 - 07:04 Jobhop: Nathalie Strynckx02/05/18 - 17:00 Jobhop: Fabrice Desmedt02/05/18 - 16:43 Jobhop: Sébastien Delfosse19/04/18 - 08:16 Jobhop: Gerda Clocheret18/04/18 - 18:42 Jobhop: Katrin Poels-Rijckeboer18/04/18 - 18:35 Jobhop: Leen Claes

Events

12/05/18 - 11:07 Entrepreneurial organizations11/04/18 - 08:44 Werkgeluk 202019/03/18 - 09:53 HR in de zorg: Is leren de geheime superkracht?20/02/18 - 12:29 Meer events?13/02/18 - 12:54 Masterclass Recruitment Analytics06/02/18 - 09:33 Arbeidsre-integratie bij langdurige ziekte22/12/17 - 11:18 De uitdagingen van Arbeidsmarkt 4.019/10/17 - 11:35 CSR Professional of the Year - GRATIS TICKETS voor WisKeys-lezers19/09/17 - 14:53 Conferentie #HRPRO10011/09/17 - 12:59 The future of HR: employee engagement is key

Dossiers

24/05/18 - 07:22 Recruitment analytics14/03/18 - 16:42 De hartslag van arbeidsmarkt 4.021/02/18 - 16:26 CSR is een trend, geen hype07/12/17 - 07:48 De arbeidswet ontrafeld06/11/17 - 16:36 De toekomst in beweging12/10/17 - 05:39 Innoverende HR in de praktijk15/06/17 - 09:47 Re-integratie = kansen benutten14/06/17 - 09:00 #LerenuitBoeken01/06/17 - 06:18 Mini-dossier: duurzame loopbanen18/05/17 - 09:57 Zinvol werk: de sleutel tot weerbaarheid