Tips: Hoe ondersteun je cruciale fases van het onboardingproces?

U heeft wekenlang cv’s uitgepluisd, tientallen kandidaten ontmoet en stevige onderhandelingen gevoerd. Dat betekent helaas niet dat alles in kannen en kruiken is eens u die witte raaf binnenhaalt. Het selectie- en wervingsproces is een cruciale stap maar hetzelfde geldt voor de inwerking van uw nieuwe medewerker. Met een goed doordachte onboardingstrategie boekt u vrijwel onmiddellijk resultaat omdat uw nieuwe medewerker zich vlotter in het nieuwe team integreert en sneller productief is. Aandacht voor een goede integratie van talent in uw organisatie kan het verschil maken.

De gemiddelde kostpriijs om een medewerker te vervangen loopt al snel in de duizenden euro’s. Naast de wervingskost zijn er nog de kosten van de opleiding en uiteraard de impact van het personeelstekort. Een strategisch onboardingtraject kan deze onnodige verliezen voorkomen. 

Engageer uw nieuwe medewerker nog voor de start

Acerta en Talmundo slaan handen in elkaar rond onboarding voor kmo’s HR-specialist Acerta en Talmundo, gespecialiseerd in onboardingsoftware, sluiten een exclusief partnership om Belgische kmo’s te ondersteunen met onboarding op maat. 1 op 4 weg binnen het jaar Een op vier werknemers met een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur houdt het binnen het jaar voor bekeken bij zijn nieuwe werkgever. (1)  De gemiddelde kostprijs om een medewerker te vervangen schommelt tussen 2800 en 17.000 euro, afhankelijk van diens rol en ervaring. (2) Sneller productief: 62% van de medewerkers in een onboardingtraject behaalt de vooropgestelde mijlpalen al na 1 jaar tegenover 17% die zo'n traject niet volgden. (3)  Betekenisvolle contactmomenten voor de effectieve startdatum verlagen de kans op vertrek binnen het jaar met 80%. (4) Tom Vlieghe, director ACERTA Career Center: “Ook voor kmo’s is het niet alleen een uitdaging om de juiste talenten binnen te halen maar ook om ze te behouden. Medewerkers die binnen het jaar toch het bedrijf verlaten, het is een verlies voor beide partijen. Het heeft voor de kmo niet alleen financiële implicaties, vaak blijven de collega’s over met een onvoorziene workload en moet een nieuwe zoektocht opgezet worden. Daarom is het cruciaal om een nieuwe medewerker snel geïntegreerd te krijgen waardoor zijn engagement met de organisatie verhoogt.” Onboarding begint al vóór de start De TALMUNDO applicatie waakt erover dat tijdens de periode tussen ondertekenen contract en de effectieve start het contact met de nieuwe medewerker behouden blijft. Maar ook wanneer de medewerker effectief zijn eerste stappen in de organisatie zet, houdt de applicatie de vinger aan de pols en maakt het informatie zo toegankelijk mogelijk zodat de medewerker makkelijk integreert in zijn nieuwe omgeving. Stijn De Groef, CEO TALMUNDO: “Ook bedrijven die minder dan 50 nieuwe aanwervingen per jaar verwerken, kunnen bottom-line impact creëren wanneer zij hun onboardingtraject optimaliseren. Eerder onderzoek wees uit dat bedrijven met een onboardingprogramma een retentiegraad van 91% hebben tegenover 30% voor zij die dit niet hebben. Daarom bundelden wij onze software-expertise met ACERTA’s kennis over HR en de kmo-markt. Zo kwamen wij tot een gebruiksvriendelijke kmo-versie van onze bestaande onboardingapplicatie die écht tegemoet komt aan de noden van deze specifieke markt.”

Heeft uw toekomstige medewerker zijn contract ondertekend? Dan kan het vaak nog even duren voor hij effectief aan de slag gaat. Een typische valkuil is om gedurende die periode het contact met de medewerker op een laag pitje te zetten. Een jammere zaak want natuurlijk zou u graag het enthousiasme van de net aangeworven medewerker vasthouden. Deze periode leent zich namelijk perfect om bijvoorbeeld feedback te vragen over hoe de nieuwe medewerker de selectieprocedure ervaren heeft. Wilt u de integratie met het team versnellen? Betrek de nieuwe collega dan al enigszins met wat er beweegt in uw organisatie en/of het team. Help hem contact te leggen met zijn manager en toekomstige teamgenoten nog voor hij effectief op kantoor begint. Zo zal die eerste werkdag al meteen veel vertrouwder aanvoelen. En dat rendeert want betekenisvolle contactmomenten voor de effectieve startdatum, verlagen immers de kans dat nieuwkomers gedurende hun eerste jaar vertrekken met 80%.

De eerste werkdag

Een eerste werkdag vergeet je nooit. Het ideale moment om een goede indruk te maken, als werknemer maar ook als werkgever. Alles staat of valt met een goede voorbereiding. Zorg voor een vlekkeloze eerste dag door hem te informeren hoe hij uw organisatie kan bereiken, waar hij kan parkeren en welke dresscode gangbaar is. Dankzij uw strategische preboarding kent de nieuwkomer zijn collega’s, managers en de belangrijkste contactpersonen die zijn vragen kunnen beantwoorden. Een goede integratie zal ervoor zorgen dat uw nieuwe medewerker sneller productief is en zich betrokken voelt bij de organisatie.

De eerste maanden

1 op 4 werknemers met een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur zwaait zijn werkgever binnen het jaar na aanwerving alweer uit. In tijden van arbeidskrapte mogen uw inspanningen dus zeker niet stoppen wanneer de juiste persoon op de juiste stoel zit. Medewerkers die binnen het jaar uw bedrijf verlaten, betekenen een verlies voor beide partijen. Wilt u uw vers aangeworven talent behouden, houd dan zeker ook de eerste maanden de vinger aan de pols. Maak informatie zo toegankelijk mogelijk en check regelmatig hoe de nieuwe collega het doet. Zo bent u zeker dat alles volgens plan verloopt en geen enkele vraag onbeantwoord blijft. 

Bronnen:

1. ACERTA deed deze oefening met 44.000 arbeidsovereenkomsten van onbepaalde duur die begonnen tussen 01/01/2016 en 31/03/2017.
2. Sundberg, J. (2016) “What is the Real Cost of Hiring?” Retrieved from: http://theundercoverrecruiter.com/infographic-what-is-the-real-cost-of-hiring/
3. Aberdeen (2013) Onboarding 2013: A New Look at New Hires. Retrieved from: http://www.aberdeen.com/research/6328/ra-onboarding-employee-engage-ment/content.aspx
4. Sullivan, J. (2015) “Extreme Onboarding: How to WOW Your New Hires Rather Than Numb Them.” Retrieved from: https://business.linkedin.com/talent-solutions/blog/2015/07/extreme-onboarding-how-to-wow-your-newhires-rather-than-numb-them.

Dit artikel maakt deel uit van het dossier 'HR GETOETST'.