Wijs: doorgedreven zelfsturende teams

Het Gentse Digital Agency Wijs kan voor het afgelopen jaar 17% meer omzetcijfers voorleggen en 45% winst. Het gevolg van drie jaar fundamentele veranderingen in arbeidsorganisatie. HR-manager Ilse Jansoone sleepte daarvoor recent de ADMB-Award in de wacht. Hoewel ze zich eigenlijk liever CNO noemt: chief network officer.

De ADMB-Award geeft jaarlijks een onderscheiding aan HR-professionals die een duidelijke meerwaarde bieden voor hun bedrijf of organisatie. 

Het Wijs van vandaag is een fusie van het webbureau Netlash met het online marketingbureau bSeen, een vijftal jaar geleden. De nieuwe onderneming ging daarmee van 20 naar 45 medewerkers. Dat gaf – zoals vaak bij een fusie - frictie, weerstand en ontevredenheid bij de medewerkers.

Pijnpunten aanpakken

De directie stak de kop niet in het zand maar pakte het probleem aan de basis aan, namelijk bij de medewerkers. Het begon met een kwalitatieve bevraging. Belangrijkste bevinding: niet iedereen voelde zich één team. Werkwijze, werksfeer en gebrek aan inzicht in de Wijs-toekomst bleken de pijnpunten.

Ilse Jansoone: “Net zoals bij onze inhoudelijke marketingvisie naar onze klanten toe, moesten we een duidelijk verhaal en visie opbouwen om de betrokkenheid en de tevredenheid van de medewerkers te verhogen. Daarom werkten we beter niet meer top-down, maar moesten we samen met hen het stuur nemen. Werknemers, management en bedrijfsleiding samen.” Dat bleek des te belangrijker omdat het bedrijf bleef groeien. Vandaag zijn er al 58 medewerkers. Velen van hen werken in de Flow, of zijn actief bij hun werk geëngageerd. Flow is een staat van zijn die door Mihaly Csikszentmihaly beschreven werd.

Een ESF engage stuurgroep

Het Wijs-veranderingstraject zelf is gebaseerd op het model van Flanders Synergy. Dat vertrekt vanuit het idee dat organisatiegedrag het gevolg is van hoe een bedrijf zich organiseert. Mensen, cultuur, structuur en systemen zijn niet te scheiden. Wil men bijvoorbeeld iets aan verloop doen – wat bij Wijs een probleem vormde – dan moet er op al deze fronten worden samengewerkt door management en medewerkers.

Dat resulteerde in een ESF Engage stuurgroep die bestond uit medewerkers uit alle verschillende kennisdomeinen en leden van het management. “Zo kregen we een snelle blik op de organisatie vanuit alle standpunten, expertises en niveaus. Deze stuurgroep stelde visie, missie, strategie, kernopdracht en teamstructuur scherp en communiceerde vervolgens zo ook naar de rest van het bedrijf.” Of anders gezegd: er werd tijdens deze oefening sterk gewerkt op de ‘why’. Wat dat betreft haalde Jansoone de mosterd bij Simon Sinek. Zingeving is bijzonder belangrijk.

Fleximatrix

Behoorlijk vernieuwend in de nieuwe benaderingswijze werd de fleximatrix. Ilse Jansoone: “Dit biedt een heel gedetailleerd overzicht van wie welke opdrachten uitvoert, binnen de totale kernopdracht van Wijs. Het is een bijzonder handig instrument voor het opleiden van nieuwe mensen en ondersteunt heel sterk het samenwerken in het team. Via deze fleximatrix heeft iedereen namelijk zicht op elkaars rol. Dit werkt zoveel krachtiger dan een geïsoleerde, individuele functiebeschrijving.”

Wijs als werkgever creëerde het kader, de Wijs-medewerkers zorgden voor de invulling. “Het samenwerken op deze manier heeft een tweeledig effect. Zo staan medewerkers mee aan het stuur maar leren zij ook hoe complex bepaalde beslissingen zijn. Dat resulteerde in een hoger wederzijds begrip.”

Stuurgroep en fleximatrix blijken ondertussen sterke instrumenten om verder over de bedrijfsstructuur en de groei van het bedrijf na te denken. Hoewel het een voortdurende oefening blijft zorgde de nieuwe werkwijze voor een omkanteling van een troep individuen naar samenwerkende, open teams.

“Wijs als werkgever creëerde het kader, de Wijs medewerkers zorgen voor de invulling. Zo staan medewerkers mee aan het stuur maar leren ze ook hoe complex bepaalde beslissingen zijn.” (Ilse Jansoone, Wijs)

Oplossingsgerichte medewerkers

Eenmaal er klaarheid was omtrent waar Wijs voor stond, ging Ilse Jansoone en het management voor een coachingtraject dat focuste op sterk oplossingsgericht denken (zie schema).

Oplossingsgericht denken is ondertussen een van de bedrijfscompetenties geworden die de cultuur van de organisatie bepaalt. “Het maakt het bedrijf weerbaar in een zeer sterk veranderende omgeving”, weet Ilse Jansoone. Iedereen wordt een beetje entrepreneur en het vergt vooral ook een ander soort leiderschap. En een ander soort HR.

Er is een gezamenlijk doel: het toptalent van Wijs nog beter maken. Straf: Wijs wenst vertrekkers "best of luck" in afscheidsgesprekken. Een groot deel van deze vertrekkers worden zelfstandig en met velen van hen wordt nog regelmatig samengewerkt. Er zijn er zelfs die na een tijd graag terugkeren. Dat zorgt in ieder geval voor een nog sterkere employer branding.

Over hackatons en goede doelen

Ondertussen blijft dit een wijs verhaal van stimuleren en ruimte geven. Aangezien Wijs zichzelf omschrijft als een digital agency met een hoek af, moet je niet bij hen zijn voor doordeweekse gewone teambuildingsoefeningen. Nee, bij Wijs wel een hackaton, dat zowel aan teambuilding werkt, een leeropportuniteit is voor de medewerkers als het bedrijf vooruit helpt.

“In een hackaton geeft het managementteam letterlijk de sleutels af en krijgen de mensen 48 uur de tijd om in teams aan projecten te werken en die vervolgens te presenteren. Enige voorwaarde: de projecten moeten een concrete meerwaarde brengen voor Wijs of voor de klanten.”

Eenmaal per jaar zetten de medewerkers zich ook in voor een goed doel. Zoals afgelopen 9 oktober tijdens de Wijs-community dag, om van Opvanghuis Klemenswerk een aangenamere plek om te leven te maken. 42 enthousiastelingen namen toen vrijwillig deel.

Het kan anders

Wie met en fleximatrix werkt is ook maar een halve stap verwijderd van een vlakke en open bedrijfsstructuur, wars van de klassieke bedrijfsstrategie. Wijs koos daarom bewust voor zelfsturende teams. “Sommige teams hebben meer ondersteuning en coaching nodig dan andere. Daarom blijven we hen hierin begeleiden, zodat zij op een efficiënte en effectieve wijze bijdragen aan de bedrijfsresultaten.”

Wijs werkt nu met drie multidisciplinaire, zelfsturende creatieteams omringd door verschillende praktisch-ondersteunende teams (sales en service teams) en een support team (IT, HR, financieel,...). Het zijn allemaal zoveel mogelijk zelfsturende teams met verschillende functies, rollen en back-up voor die rollen. Ilse Jansoone : "En de volgende jaren trekken we die zelfsturing met de maturiteit van de teams nog verder op."

De HR-procedures aanpassen

Nadat de sociale rust terugkeerde na de fusie, en alle HR-basishygiëne op orde gebracht werd, bracht HR vooral overzicht en structuur in de vorm van groeipaden. Via hun persoonlijk ontwikkelingsplan dat samen met de leidinggevenden wordt opgesteld, via de klassieke evaluatiegesprekken. “Zo kunnen mensen heel concreet kiezen om binnen hun expertisedomein te groeien in hun verantwoordelijkheden, of ze kunnen switchen naar andere domeinen, of zelfs naar jobs die er vandaag nog niet zijn bij Wijs, maar waarvan ze de waarde voor het bedrijf duidelijk maken.

Enkele voorbeelden van groeipaden

Ilse Jansoone: “We willen toptalent aantrekken en behouden en dus geven we hen de mogelijkheid om zich te ontplooien tot een referentie op de markt.” Dus zijn er opleidingsmenu’s voor soft skills en krijgen teams een vrij te besteden opleidingsbudget. Naar seminaries of conferenties gaan? Het kan. Zelf een goeroe uitnodigen en ontvangen: het is gebeurd. Bovendien werkt Wijs met een 360° feedback tool waarbij de medewerker op eigen initiatief feedback opvraagt aan collega’s binnen of buiten zijn team om zo hulp te krijgen in zijn groeitraject.

Concrete resultaten van een andere arbeidsorganisatie

  • 2012: 21 medewerkers vertrokken tegenover slechts een 12-tal nieuwe mensen die in 2015 moeten gevonden, geselecteerd, opgeleid en ingewerkt worden. Ruwweg een besparing van 187.000 euro op 1 jaar. Hierdoor verdiende het ESF-project Engage zich meer dan terug.
  • Er is gemiddeld één spontaan initiatief per maand om de Wijs teamsfeer verder te verbeteren.
  • Het Wijs-weekend in de Ardennen ging van 15 deelnemers in 2012 (van de 50 medewerkers) naar 30 deelnemers in 2015.
  • Een magneet voor nieuwe talenten. Onlangs werd de beslissing genomen 10 nieuwe medewerkers aan te trekken. Op enkele weken tijd waren deze vacatures van hoogtechnologische profielen ingevuld.
  • +17% groei, +45% winst
  • Een positief imago in de markt.

Lees ook:

Tips voor arbeidsreorganisatie: 10 aanbevelingen van Ilse Jansoone, HR-manager bij Wijs.

7 guerillatips om medewerkers te engageren

Publicatiedatum: 06/01/2016 - 16:06
Auteur: Mieke De Jaegher

HRM

14/10/20 - 22:20 Vrijwillig outplacement opent ook deuren voor werkgever14/10/20 - 22:15 Pijn bij belangrijkste oorzaken langdurig ziekteverzuim01/10/20 - 07:37 Coronacrisis: helft promoties zonder salarisverhoging24/09/20 - 06:48 Zitten je werknemers ook thuis op de juiste stoel?24/09/20 - 06:45 Kind in quarantaine. Wat nu?17/09/20 - 06:40 Vijf tips om van thuiswerken een blijver te maken02/09/20 - 22:06 Eerste vrachtwagen voor opleiding mensen met beperking02/09/20 - 21:27 Op zoek naar evenwicht in de arbeidsmarkt20/08/20 - 07:04 Praktische gids rond telewerken16/07/20 - 06:54 Je werknemers op vakantie in eigen land? De fiets biedt mogelijkheden

Arbeidsmarkt & -beleid

14/10/20 - 22:16 Minder extralegale voordelen maar lagere heffing op loon01/10/20 - 07:38 Arbeidsmarkt staat stil: minder aanwervingen, minder ontslagen17/09/20 - 06:43 Hoe kijkt de werkwereld naar Covid-19?17/09/20 - 06:32 Artificiële intelligentie voorspelt welke jobs jij interessant vindt02/09/20 - 21:52 Studentenjobs herstellen van coronaschok20/08/20 - 07:12 We zijn minder fan van opleidingscheques06/08/20 - 06:44 Minder vacatures, kleinere looneisen? Nee hoor!02/07/20 - 12:01 Vormingsfonds voor Uitzendkrachten wordt Travi02/07/20 - 09:10 Jongeren zoeken sneller naar job door coronacrisis11/06/20 - 06:26 Verder studeren? Niet twijfelen

Leiderschap

01/10/20 - 07:10 Werkgevers en klanten beslissen wanneer er gewerkt wordt24/09/20 - 06:36 Knappe collega's, we moeten ze niet14/05/20 - 06:39 Mag ik nog de lift nemen?16/04/20 - 08:53 Ruim 2 op de 3 collega’s zijn ook vrienden12/03/20 - 07:01 Wil je digitale transformatie? Zorg dan voor leiderschap25/02/20 - 09:12 Caroline Pauwels (VUB) is CSR Professional of the Year 201905/02/20 - 21:42 Dikke maatjes met je baas?23/01/20 - 14:52 Ondernemend gedrag kan je leren23/01/20 - 13:10 Wie wordt CSR Professional of the Year 2019?23/01/20 - 11:30 Finalist CSR Professional of the Year 2019: Greet Vanderheyden

Juridisch

20/08/20 - 07:23 Tijdelijke of economische werkloosheid: wat zijn de voorwaarden?06/08/20 - 06:54 De consumptiecheque van A tot Z16/07/20 - 06:55 Het corona-tijdskrediet: iets voor jouw medewerkers?15/07/20 - 18:43 Tijdelijke werkloosheid vanaf september: zo ben je mee30/01/20 - 10:30 Onbeperkt verlof geven, mag dat?23/01/20 - 14:49 Zal technologie de HR-wereld veranderen?12/12/19 - 06:58 Moet je altijd een eindejaarspremie betalen?28/11/19 - 06:27 Neem alle vakantiedagen op!14/11/19 - 06:42 Ben je écht ziek of gespeeld?07/11/19 - 06:47 Leren en werken? Wat zeggen de regionale regeerakkoorden

Blog

16/07/20 - 06:53 Naar een kwaliteitslabel voor het thuiskantoor11/06/20 - 06:54 Een inclusieve mentaliteit opbouwen in je team, hoe doe je dat?28/05/20 - 06:39 Waarom inzetten op gelijk loon voor mannen en vrouwen niet genoeg is16/01/20 - 06:32 Waarom op de toppen van je tenen staan, pijn doet05/12/19 - 06:24 Van mentor of coach naar bron van inspiratie en energie03/10/19 - 06:45 Hoe leg je de basis voor een ideale werkomgeving voor data scientists?16/05/19 - 08:38 Wat bedrijven kunnen leren van Ajax02/05/19 - 06:24 Jobads en headhunters, maak plaats voor de eigen medewerker!11/04/19 - 06:46 Zijn genderquota dan toch nodig?28/02/19 - 06:54 Succes hebben én gelukkig zijn

Jobhop

14/10/20 - 21:53 Jobhop: Kurt Van Raemdonck14/10/20 - 21:47 Jobhop: Claudia Baes14/10/20 - 21:42 Jobhop: Dieter Hinnens01/10/20 - 06:42 Ann Cattelain wordt CEO van Federgon30/09/20 - 16:57 Jobhop: Caroline Aelvoet30/09/20 - 16:55 Jobhop: Floriane Thomas30/09/20 - 16:52 Jobhop: Peter Van Ostaeyen16/09/20 - 18:44 Jobhop: Els Debaere16/09/20 - 18:40 Jobhop: Tom Verstraete16/09/20 - 18:31 Jobhop: Stephanie Timmermans

Events

01/10/20 - 09:40 HR, Leadership and Sustainability17/09/20 - 16:06 CSR Professional of the Year 202009/09/20 - 12:51 In hoeverre heeft Covid-19 de Leider besmet? (PMClub)15/04/20 - 15:19 PMC-webinar: Arbeidsmarkt tijdens en na covid-19-periode05/03/20 - 11:40 HR Gala05/03/20 - 11:38 Integraal Talentbeheer01/12/19 - 10:35 Creëren we duurzame jobs tegen 2030?03/09/19 - 13:44 2030: a Work Space Odyssey met Fons Leroy05/06/19 - 12:31 COME IN Award05/06/19 - 12:05 Trainingsprogramma 'HR voor vluchtelingen'

Dossiers

18/06/20 - 07:46 Dossier: Ontslag09/01/20 - 05:14 HR GETOETST12/12/19 - 06:45 DOSSIER: Individualiseren07/11/19 - 06:37 Human Capital in een tijd van contradicties17/10/19 - 05:39 Innoverende HR in de praktijk05/09/19 - 06:43 Digitalisering & HR20/03/19 - 22:15 DOSSIER Creatief met talent in tijden van arbeidskrapte07/03/19 - 07:48 De arbeidswet ontrafeld21/02/19 - 16:26 CSR is een trend, geen hype06/12/18 - 08:32 Dossier Matching & rematching