HR, alles in orde met de privacy?

Nog twee maanden te gaan voor de General Data Protection Regulation (GDPR) in werking treedt. Bent u er klaar voor? Een stappenplan kan helpen.

Drie maanden voor ingang van de nieuwe Europese privacywetgeving wist de helft van de HR-departementen in België niet wat GDPR precies inhoudt. Voor velen was het allemaal erg onduidelijk. Dat bleek uit een rondvraag van HR-dienstverlener Acerta bij een 155 HR-verantwoordelijken. Hopelijk is dit aantal nu, twee maanden voor aftrap, flink gedaald.

Volgens het onderzoek had 91% van de HR-verantwoordelijken al gehoord van de wet. Amper 2% was klaar om de privacyregels correct toe te passen op het personeel. De helft (48%) was heel hard bezig om alles nog tijdig in orde te krijgen. Verder wist 18% wel wat te doen, maar niet hoe eraan te beginnen. Daarnaast zei 25% niet te weten wat er van hem verwacht wordt en 7% verkeerde zelfs in totale onwetendheid.

Hoe lang mogen werkgevers na het verbreken van een arbeidsovereenkomst de gegevens van de werknemer bewaren? Wat betekent het recht om vergeten te worden en het recht om te verbeteren? Veel HR-verantwoordelijken hadden geen antwoord op deze vragen.

HR lijkt ook geen fan van de nieuwe privacywet. ‘Het is schieten met een kanon op een mug’, vindt 10%. 11% vindt het niet realistisch voor kleine bedrijven. En zowat de helft (47%) begrijpt wel dat ook binnen HR de privacy moet gerespecteerd worden, maar vindt dat GDPR daarvoor niet de beste manier is.

Sarah Peeters (Acerta Consult) verklaart: “Uit de privacywetgeving van 1992 werden personeelsadministratie en -beheer nog uitgesloten wat de aangifteplicht betreft. Met GDPR wordt de relatie werkgever-werknemer volledig over dezelfde kam geschoren als de grote internetspelers die, misschien zonder dat we het beseffen of onze goedkeuring hieraan hebben gegeven, ons doen en laten op het net volgen en ons met gerichte reclame overspoelen. Dat de nieuwe wet geen onderscheid maakt tussen HR en marketing is jammer.

13 stappen

De Privacycommissie stelde een 13-stappenplan op voor ondernemingen om zich voor te bereiden op de nieuwe wetgeving.

  1. Informeer sleutelfiguren en beleidsmakers zodat ze de gevolgen kunnen inschatten voor de organisatie
  2. Breng in kaart welke persoonsgegevens je bijhoudt, waar deze vandaan komen en met wie je ze hebt gedeeld. Registreer je verwerkingen.
  3. Duid eventueel een verantwoordelijke aan voor de gegevensbescherming.
  4. Evalueer je bestaande privacyverklaring in het licht van de GDPR
  5. Voorzien de huidige procedures in de organisatie alle rechten van de betrokkenen? Checken!
  6. Update je bestaande toegangsprocedures.
  7. Zorg voor een wettelijke grondslag voor het verwerken van persoonsgegevens
  8. Evalueer de wijze waarop je toestemming vraagt, verkrijgt en registreert en wijzig indien nodig.
  9. Niet echt voor HR: Ontwikkel systemen die de leeftijd van de betrokkenen nagaat, vraag toestemming van de ouders bij minderjarige kinderen.
  10. Voorzie procedures om gegevenslekken op te sporen, te rapporteren en te onderzoeken
  11. Wat betekent ‘gegevensbescherming door ontwerp’ en ‘gegevensbeschermingseffectbeoordeling’? Ga dit na.
  12. Beoordeel je bestaande contracten en breng tijdig veranderingen aan indien noodzakelijk.

Voor kmo’s schreef de Privacycommissie een aangepaste brochure op maat van kleine en middelgrote ondernemingen. En het Britse People HR en Keystone Law schreven een handleiding specifiek voor HR.

Publicatiedatum: 29/03/2018 - 06:20
Auteur: WisKeys-redactie

HRM

20/09/18 - 06:37 Is thuiswerken een beloning of straf?12/09/18 - 15:43 Demografiefonds: werkbaar werk voor 45.000 in chemie11/09/18 - 07:12 Kritiek op coworking06/09/18 - 06:17 Loopbaanbeleid in bedrijven? Stand van zaken06/09/18 - 06:17 Een leven lang je loopbaan plannen05/07/18 - 06:24 Weet jij welk talent je in huis hebt?04/07/18 - 20:53 12% rijdt nooit met bedrijfswagen naar het werk04/07/18 - 19:32 De waarheid van de sollicitant28/06/18 - 06:05 Welzijn: bouwen aan duurzame inzetbaarheid27/06/18 - 19:29 Aziatische steden zijn duurste voor expats

Arbeidsmarkt & -beleid

20/09/18 - 07:10 “Talent, dat heb ik niet…”17/09/18 - 17:22 Taal is een competentie, geen voorwaarde13/09/18 - 06:13 Naar nieuwe (flexibele) vormen van werk12/09/18 - 13:55 13% jongeren werkt of studeert niet23/08/18 - 07:20 Vacaturemarkt blijft groeien23/08/18 - 06:30 We zijn gezond genoeg om langer te werken06/08/18 - 06:42 Internationale werknemers werken ook25/07/18 - 18:59 Regering vindt half miljard euro in jobs25/07/18 - 15:14 Vlaamse ondersteuningspremie nu ook na ernstige ziekte18/07/18 - 13:02 1 op 6 op zoek naar ander werk

Leiderschap

05/09/18 - 13:55 Hoe word je CEO?23/08/18 - 07:25 Je zal voortaan vegetariër zijn08/08/18 - 06:40 Vrouwen zijn klaar voor de top maar is de top klaar voor vrouwen?13/06/18 - 19:23 Persoonlijkheid leidinggevende mannen en vrouwen verschilt nauwelijks07/06/18 - 06:34 De feiten, niets dan de feiten28/05/18 - 08:45 Het is de schuld van het schuldgevoel23/05/18 - 10:24 Kantoorhond verjaagt stress15/05/18 - 06:19 Dansen met collega’s27/04/18 - 12:47 Tijd geven aan de maatschappij26/04/18 - 07:44 “Wat weet jij van water? Je bent een vis”

Juridisch

20/09/18 - 06:46 Kosten eigen aan werkgever, hoe zit dat weer?06/09/18 - 06:20 Weg met de loonkloof!23/08/18 - 07:23 Te laat op het werk, dus geen loon?09/08/18 - 06:36 Was het vrije keuze of keuze onder dwang?26/07/18 - 06:31 Zorg dat aanneming geen verboden terbeschikkingstelling wordt12/07/18 - 06:14 Wat als je werknemer bedrijfsgeheimen doorvertelt?05/07/18 - 05:54 Flexibel ouderschapsverlof wordt mogelijk28/06/18 - 06:55 Wat als je werknemer in de politiek gaat?14/06/18 - 06:48 Moet je een ontslag altijd motiveren?31/05/18 - 06:23 Moet de zieke werknemer zijn bedrijfswagen inleveren?

Blog

20/06/18 - 19:06 Van oorlog om talent naar opportuniteit?13/06/18 - 16:19 6 tips om de thuiswerkplek succesvol te implementeren02/05/18 - 07:20 Stapvoets is de snelste weg naar een betere mobiliteit26/03/18 - 10:23 Ken jij de vier Aziatische carrièreopties?06/03/18 - 06:50 Bescheidenheid siert ook een leider01/03/18 - 06:35 Ik heb het gehad met de files...20/02/18 - 07:03 3D-HR: omlaag, omhoog en opzij24/01/18 - 17:37 Cultuur + Technologie + Data = Employee Engagement17/01/18 - 10:01 Kijk niet enkel met je organisatiebril14/12/17 - 07:07 Pleidooi voor een gereduceerd werknemersstatuut

Jobhop

20/09/18 - 07:39 Jobhop: Marco Inglese19/09/18 - 20:00 Jobhop: Joke Renneboog19/09/18 - 20:00 Jobhop: Michelle Van Looy19/09/18 - 20:00 Jobhop: Kadidja De Witte12/09/18 - 18:59 Jobhop: Wim Strickx12/09/18 - 18:00 Jobhop: Joris Vandersteene12/09/18 - 16:48 Jobhop: Eric Van Camp11/09/18 - 14:32 Jobhop: Ann Doucet09/08/18 - 07:01 Jobhop: Vanessa Didden09/08/18 - 07:00 Jobhop: Wouter Van Linden

Events

07/06/18 - 16:18 HR-GALA 2018, met voorprogramma MOBILITEIT11/04/18 - 08:44 Werkgeluk 202019/03/18 - 09:53 HR in de zorg: Is leren de geheime superkracht?20/02/18 - 12:29 Meer events?13/02/18 - 12:54 Masterclass Recruitment Analytics06/02/18 - 09:33 Arbeidsre-integratie bij langdurige ziekte22/12/17 - 11:18 De uitdagingen van Arbeidsmarkt 4.019/10/17 - 11:35 CSR Professional of the Year - GRATIS TICKETS voor WisKeys-lezers19/09/17 - 14:53 Conferentie #HRPRO10011/09/17 - 12:59 The future of HR: employee engagement is key

Dossiers

06/06/18 - 22:18 Langer werken: hoe worden we samen 100?24/05/18 - 07:22 Recruitment analytics14/03/18 - 16:42 De hartslag van arbeidsmarkt 4.021/02/18 - 16:26 CSR is een trend, geen hype07/12/17 - 07:48 De arbeidswet ontrafeld06/11/17 - 16:36 De toekomst in beweging12/10/17 - 05:39 Innoverende HR in de praktijk15/06/17 - 09:47 Re-integratie = kansen benutten14/06/17 - 09:00 #LerenuitBoeken01/06/17 - 06:18 Mini-dossier: duurzame loopbanen